Tìm hiểu trước khi tổ chức sự kiện

Sự thành công của một sự kiện không thể vắng bóng một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể và tỉ mỉThành bại của kế hoạch luôn chịu ảnh hưởng to lớn của yếu tố bản kế hoạch

Trong tay bạn sẽ có 70% cơ hội thành công nếu bạn xây dựng được một kế hoạch tốt10 năm hoạt động đã giúp Đại Lâm có được một số kinh nghiệm trong lập kế hoạch tổ chức sự kiện, hôm nay mình sẽ chia sẻ cho các bạn trong bài viết dưới đây

1. Phân loại sự kiện cần tổ chức và xác định mục tiêu cho sự kiện
Việc đầu tiên bạn phải làm là xác định loại sự kiện mà bạn muốn tổ chức: Lễ khánh thành, hội nghị-hội thảo,..Khi bạn đã định hình được loại sự kiện mà bạn muốn làm, bạn sẽ biết những hạng mục mà bạn cần thực hiện

Chỉ có mục đích và mục tiêu cụ thể mới giúp bạn lên được bản mẫu kế hoạch chuẩn xác nhất.Giả dụ: Bạn cần tổ chức lễ khai trương.

2. Ai là đối tượng mà sự kiện hướng đến?
Đây là bước quan trọng nhằm làm cơ sở lập kế hoạch cho sự kiện.Trong một vài sự kiện mang tính xã hội, để thu hút thêm nhiều người chú ý tới sự kiện thì các chương trình giải trí cũng được thêm vào.

Đối tượng thứ hai của sự kiện chính là nhóm đối tượng tham dự: Bao gồm khách mời chính của sự kiện, những khách qua đường muốn ghé thăm.Thông thường luôn có sự chênh lệch giữa số lượng khách hàng được mời và số lượng khách hàng sẽ tham gia , vì vậy bạn nên gửi thư mời trước ngày diễn ra sự kiện một tuần và gọi điện xác nhận lại phản hồi của khách hàng trước 2 ngày diễn ra sự kiện để chốt danh sách.

3. Thông điệp cần đạt được của sự kiện là gì?
Bởi vậy mà doanh nghiệp phải xây dựng một thông điệp rõ ràng.

4. Xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện
Sau khi xác định được thông điệp của sự kiện, bạn cần xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiệnMọi việc được xác định càng sớm thì càng có lợi cho việc xây dựng kế hoạch truyền thông cho sự kiện bởi thời gian và địa điểm sẽ được ghi vào trong thư mời để gửi đến cho khách mời tham dự sự kiện

5. Lập chương trình tổ chức sự kiện
Bạn nên xây dựng một khung chương trình tổ chức sự kiện sẵn, nên làm chi tiết và thật tỉ mỉ.Lên kế hoạch viết kịch bản , làm ý tưởng chủ đề, lời dẫn MC, mẫu thiết kế sân khấu, thiệp mời…

6. Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện
Do đó cần có kế hoạch truyền thông cụ thể để tận dụng tối đa lợi ích mà truyền thông mang lại .

Dưới đây là một vài lưu ý hữu ích cho bạn.
-Xác định phương pháp sẽ được sử dụng để công bố công khai các sự kiện hoặc hoạt động sử dụng để tuyên truyền cho sự kiện.

-Xác định người chịu trách nhiệm thực hiện phương pháp tổ chức sự kiện: Ai sẽ là người phát tờ rơi, phát ngôn trước báo chí, phương tiện truyền thông,..

-Các thông tin của sự kiện khi công khai cần phải có sự chọn lọc.

- Quyết định người chịu trách nhiệm phổ biến các loại thông tin của sự kiện hay hoạt động.

– Xác định phương pháp giao tiếp kết nối cho người trong tổ chức để sự kiện được tổ chức trơn chu.

7. Lập ngân sách cho sự kiện.
Đối với tổ chức sự kiện, dự trù ngân sách luôn đóng vai trò quan trọng.Khảo sát giá cả thực tế giúp bạn dự trù kinh phí tốt nhất.Hy vọng những bước cơ bản trên sẽ giúp bạn có được bản kế hoạch cụ thể cho sự kiện.

Khái niệm căn bản về sự kiện
Thật ra, event có rất nhiều cách hiểu.Từ điển tiếng Việt cho ta biết sự kiện là những hoạt động lớn của đất nước và được truyền thông báo chí quan tâm nhiều: đại nhạc hội, đại hội thể thao, Olympics, seagames,…

Có nhiều người lại hiểu rằng sự kiện mang một ý nghĩa bao quát rộng tổ chức sự kiện tại hà nội lớn hơn, bao gồm cả những hoạt động mang ý nghĩa cộng đồng và ý nghĩa cá nhân trong đời sống thường ngày như ma chay, cưới hỏi, sinh nhật,…

Nhìn từ một khía cạnh khác, sự kiện lại được hiểu như các hoạt động liên quan đến tiếp thị, thương mại của những doanh nghiệp tổ chức như hội nghị, hội thảo, khai trương, triển lãm, giới thiệu sản phẩm,…Nhìn chung, mỗi khái niệm, mỗi định nghĩa là một góc của vấn đề.Về phía chúng tôi, sự kiện là tổng hợp của ba mảng định nghĩa trên: sự kiện lớn – sự kiện nhỏ, sự kiện cá nhân – sự kiện lễ khởi công xây dựng công đồng,…Và trong kinh doanh, tổ chức sự kiện chính là một phương pháp để giới thiệu sản phẩm hay khẳng định ưu thế của sản phẩm, thương hiệu trên thị trường.

Tổ chức sự kiện được hiểu như thế nào?
Thông qua nhiều hình thức: hội thảo, họp báo, lễ hội,…nhằm truyền đi một thông điệp tổ chức lễ khai trương showroom mà nhà đầu tư mong muốn khách hàng, đối tác nhận được trong các lĩnh vực kinh doanh, thương mại, giải trí,..chính là tổ chức sự kiện.Tổ chức sự kiện là một nghề thu hút nhiều sự quan tâm của các nước phát triển; do vậy tổ chức sự kiện được chia ra làm nhiều nhánh nhỏ:

-Business event: là những sự kiện liên quan tới lĩnh vực kinh doanh.
-Corporate event: là gồm những sự kiện của doanh nghiệp như lễ kỷ niệm thành lập, hội thảo, hội nghị,…

-Fundraising event: bao gồm các sự kiện với mục tiêu gây quỹ.

- Exhibitions: là những hoạt động triển lãm.

-Trade fairs: là các hoạt động liên quan đến hội chợ thương mại.

-Entertainment event: bao gồm các hoạt động mang tính chất giải trí.

-Concerts/live performances: là các buổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,..

-Festive events: có những sự kiện như lễ hội, liên hoan, Festive,…

- Government events: là các hoạt động của cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ương đảng,…

-Meetings: bao gồm các buổi gặp gỡ giao lưu, họp hành,..

-Seminars: bao gồm các buổi thảo luận chuyên môn.

-Workshops: là sự kiện mang tính chất bán hàng.
-Conferences: là các hoạt động hội thảo.
-Conventions: bao gồm các buổi hội nghị.

- Social and cultural events: là các hoạt động liên quan đến lĩnh vực văn hóa, xã hội.

- Sporting events: là những sự kiện thể thao.

-Marketing events: bao gồm các lĩnh vực liên quan đến lĩnh vực marketing.

- Promotional events: là các hoạt động đi đôi với khuyến mãi và xúc tiến thương mại.

- Brand and product launches: là các sự kiện thuộc về thương hiệu, sản phẩm,...

Đại Lâm là một công ty chuyên hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, do đó mà Đại Lâm có thể đáp ứng tất cả loại hình tổ chức sự kiện như trên với cam kết 100% thành công.

Tổ chức sự kiện có vai trò và mục đích như thế nào?
Vai trò của tổ chức sự kiện là gì?
Đối với marketing, tổ chức sự kiện có ý nghĩa khá quan trọng.Nó chỉ xếp sau việc nghiên cứu thị trường và quảng cáo.Tổ chức sự kiện là một công cụ thiết yếu trong tiếp thị và quảng bá sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu của doanh nghiệp/công ty với mục tiêu tang doanh thu.

Ở Việt Nam, tổ chức sự kiện vài năm gần đây là một nghề khá phát triển, là một trong những kênh truyền thông hiệu quả cho các doanh nghiệp, công ty cá nhân.Từ những sự kiện được tổ chức thành công sẽ tạo ra các tác động truyền thông hiệu quả đến mục tiêu của nhà đầu tư.

Tổ chức sự kiện có mục đích gì?
Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ nhằm vào các mục đích dưới đây:

-Hướng tới hỗ trợ cho những chiến dịch truyền thông xây dựng và phát triển hình ảnh, sản phẩm công ty, dịch vụ và thương hiệu của các nhà đầu tư.

-Công chúng có cái nhìn tích cực đối với thương hiệu, nhãn hiệu của nhà đầu tư.

-Phát huy tối đa các phương pháp truyền thông nhằm thúc đẩy mục tiêu của nhà đầu tư.
Thêm vào đó, các nhà đầu tư mong muốn sau khi tổ chức sự kiện sẽ thúc đẩy quá trình bán hàng, triển khai các chính sách kênh phân phối và quảng cáo trực tiếp sản phẩm, dịch vụ thương hiệu.